Web制作やリニューアルを行う場合、多くの制作会社ではRFPの提出をお願いしているところが多いです。
実際に、RFPを要求された方の中には、「RFPとは何か」理解できていない人も少なくないでしょう。
また、どのように制作すればいいのかわからない方もいるのではないでしょうか。
そこで、今回はRFPの基本情報と書き方、サンプルまでご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
Webサイト制作(リニューアル)時に必要なRFP(提案依頼書)とは？
RFPとは、” Request For Proposal”の略称で、Web制作やリニューアルをする際に発注者側が制作者側に提出する提案依頼書のことです。
具体的には、制作(リニューアル)の背景や課題、要望を伝えます。
これにより、制作者側から質の高い提案をしてもらうことが可能。
また、伝え漏れなどのトラブルも回避することができるため、制作する際には必須のアイテムです。
RFPを構成する3つの要素
早速、RFPの書き方について解説していきます。RFPの構成要素は下記の3つです。
- 全体概要
- 提案要件
- 補足
構成要素の中身を知ることで、どのように書けばいいのか明確になります。それでは、各構成要素について詳しく見ていきましょう。
構成要素①全体概要
1つ目は全体概要です。Web制作の目的や納期などを明確にします。具体的にどのような内容を入れるのか見ていきましょう。
なぜWebサイトの変更が必要！？リニューアルの背景
Web制作(リニューアル)の背景の具体化です。制作(リニューアル)を実行しようと思った経緯を書きます。背景を知ることで目的や目標が見てきますので、制作会社も提案がしやすくなるでしょう。
リニューアルの目的・達成したい目標
制作の目的や目標を書きます。基本的にWebサイトの立ち上げや改良は必ず理由があって行うものです。そのため、目的や目標を持っているケースが多いので、スムーズに書けるという方も多いのではないでしょうか。
しかし、ぼんやりとした目標を立てるのはおすすめしません。例えば、商品ブランドの向上や商品認知度の拡大というような目標は、十分に具体化されていません。目標を決めるときは、下記のように具体的に示す必要があります。
・「ホームページから正社員を雇用したい」
・「ホームページから〇〇を1日100個売りたい」
・「アクセス数が1日1000以上欲しい」
運用までのスケジュール
運用までのスケジュールを書きます。例えば、発注日や制作期間、納期などです。スケジュールを決まることで、「いつ制作を開始するのか」、「いつまでに納品すればいいのか」が明確になるので担当者や受注する会社は動きやすくなります。
期間に関しては、Webサイトの規模等で変化するでしょう。大企業のコーポレートサイトの場合、6ヶ月以上の期間を要する場合もあります。負担が少ないように計画を立てることでスケジュールの破綻を抑制することができるでしょう。
ターゲットの選定
次は、ターゲットを選ぶことです。ターゲットの選定では、どのような人を取り込みたいのかを決めます。例えば、40代向けの化粧品をホームページから販売したい企業は、ターゲットユーザーが40代前後の女性になるでしょう。また、ホームページから正社員を雇用したい会社は、○歳前後の正社員として働きたい男女となります。
目的・目標と同様に、ターゲットの選定も細かく決めるのがおすすめです。社員や株主などシンプルにターゲットを決めてしまうと制作会社側が要点を正確に理解できず、広範囲のユーザーを対象にしてしまうことがあります。そのため、ターゲットユーザーに関しても詳しくRFPに書くといいでしょう。
構成要素②提案の要件
2つ目の構成要素は、提案要件です。この構成要素では、リニューアル範囲やデザイン案などより具体的に制作(リニューアル)の中身を決めていきます。
リニューアル範囲の明確化
ホームページのリニューアル部分を明確にします。企業の中には複数のサイトを運用しているところも多いため、範囲をURLで示すのがおすすめです。URLがあれば、改修部分が明確ですし、範囲がとてもわかりやすくなります。
サイトのページが多い場合、すべてのURLを書き出し、Excelでまとめておきます。そうすることでサイト構成のチェックがしやすいでしょう。
提案範囲に基づくデザイン案
提案範囲の中でデザイン案の提案を行います。トップページや下層ページなど部分を明確にしてデザイン案を作成するといいです。
また、多くのページのデザイン案を依頼しないようにします。多くのデザイン案の提案は、費用が高くなりがちです。また、Web制作会社の負担も増しますので、制作(リニューアル)範囲の中で2ページ程度の提案が好ましいでしょう。
対応デバイスの範囲を策定
次は対応デバイスの範囲を決めます。現在、Webサイトはさまざまな端末から閲覧することが可能です。例えば、PCやスマホだけでなく、タブレットからも見ることができます。どのような端末に対応させたいのか決めることでターゲットユーザーに見やすいコンテンツを提供することができるでしょう。
また、デバイスだけでなく、ブラウザの種類やバージョンも決めておくといいです。ブラウザによって出力結果が異なります。それぞれのブラウザの種類やバージョンに対応できるようにプログラムを組まなければならないので、細かく決めておくと便利です。
システム機能要件
システム機能要件では、Webサイトに取り入れたいシステムを書きます。例えば、お問い合わせ機能を搭載したい、決済ページを導入したいなどです。また、現在多くのWebサイトでCMSを使っています。どのようなCMSを使っているのかなども記載しておくといいでしょう。
納品成果物
納品成果物を記載します。例えば、議事録や改良したWebサイトの構成表、デザインデータなどです。納品成果物を記載することで、何を提出すればいいのか明確になります。また、運用時においてもこれらの資料は必要になりますので、事前に決めておくといいです。
構成要素③補足
3つ目の構成要素は補足です。RFPにおいてもっとも重要な構成要素は全体概要と提案要件になりますが、補足を加えることで、Webサイトの操作方法や注意事項を発注者側に伝えられます。
Webサイトの操作説明方法
CMSの操作説明です。改良された後は機能などが増えますので、CMSの操作方法の説明は必要になります。もし、使い方がわからない場合、正しく運用することができません。「書類による説明をお願いしたい」、「操作方法についての説明会を数回開催してほしい」など具体的に記載しておくのがおすすめです。
注意事項
注意事項を記載します。業者を選定する上で重要な点や現在懸念していることなどを書くようにしましょう。
これを見れば書き方がわかる！プロが教えるRFPサンプル
構成要素だけでなく、RFPのサンプルを見ることでより具体的に書き方がわかります。架空のサンプルを下記に書きましたので、ぜひご覧ください。
1.プロジェクト全体概要
1-1.プロジェクト名：株式会社〇〇コーポレートサイトリニューアル
1-2.URL：https://○○○.jp
1-3.Webサイトリニューアルの目的：商品Aの認知度及び販売向上
1-4.背景：新規開発した商品Aの売上が上がらず、サイトからの購入者は売上全体の10%程度。コーポレートサイト以外にも有名なインターネットショッピングモールで販売しているが、手数料が高いため、できる限り弊社コーポレートサイトから購入してもらいたい。
1-5.プロジェクトの目標：コーポレートサイトからの売上を10％上昇
1-6.ターゲットユーザー：
・20〜30代男性
・容姿改善に興味がある
1-7.弊社のUSP：
・○○○○
・○○○○
1-8.競合：
・株式会社○○○○ URL：https://○○.com 競合である理由：○○○
―複数記載可―
1-9.サイト完成希望日
20○○年○○月○○日
1-10.予算
200万円〜300万円
2.提案要件
2-1.制作範囲：設計・コーディング・テスト/デプロイ 制作範囲URL：https://○○/○○.jp
2-2.閲覧環境：
端末：PC/SP
ブラウザ：Safariバージョン○○ Internet Explorerバージョン○○ Google Chromeバージョン○○
2-3.CMS：WordPress
2-4.サーバー：さくらサーバーVPS
2-5.SSL：必須
2-6.ドメイン：○○.com(以前と同じものを使用)
2-7.納品物
・ソースコード
・画像一式
・操作説明書等
2-8：スケジュール：
発注日：20○○年○○月○○日
制作期間：20○○年○○月○○日
納品日：20○○年○○月○○日
公開日：20○○年○○月○○日
3.補足
3-1.操作方法：操作説明書を納品
3-2.注意事項：〇〇〇〇
まとめ
今回は、Web制作(リニューアル)におけるRFPの基本情報と書き方について解説しました。サンプルをご提示させていただきましたので、これからRFPを制作するという方は真似してみるのもいいでしょう。また、Web制作会社では、システム開発だけでなくRFPの制作を代行しています。RFPからホームページ制作まで依頼したい人は下記のページからお問い合わせしてみてはいかがでしょうか。
